Politique sur la confidentialité

Date : Le 16 janvier 2008

1. Politique sur la confidentialité
Les professionnels et le personnel de la Fondation du droit de l'Ontario ("la Fondation") sont conscients de l'importance de la vie privée et de la confidentialité des renseignements personnels. Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels et documents électroniques (loi fédérale) ne s'applique pas à nos activités, nous voulons protéger les renseignements personnels que nous détenons conformément à cette loi. Cette politique explique comment nous utilisons les renseignements personnels et en assurons la confidentialité.

2. Renseignements personnels
Les renseignements personnels comprennent l'information au sujet d'une personne identifiable, mais n'incluent pas le nom, le poste, l'adresse de l'entreprise ni le numéro de téléphone d'un employé d'un organisme.

3. Renseignements personnels à la Fondation
La Fondation échange beaucoup d'informations avec les avocats et les titulaires de subvention. Par conséquent, nous obtenons souvent et utilisons les renseignements personnels. De plus, la Fondation envoie aux particuliers des renseignements concernant ses diverses activités.

4. Collecte des renseignements personnels
Nous collectons l'information personnelle de façon équitable et conformément à la loi. En général, nous collectons l'information personnelle directement des particuliers avec qui nous faisons affaire.
À l'occasion, nous obtenons de l'information au sujet d'une personne venant d'autres sources y compris, mais sans s'y limiter, le Barreau du Haut–Canada et ses titulaires de licence, toute personne ayant des contacts avec des titulaires de subvention de la Fondation, d'autres membres de la profession juridique, des établissements financiers, des renseignements venant des demandes de subvention et d'agences de renseignements sur la consommation (voir "Agences d'évaluation du crédit" ci dessous).

5. Consentement
Dans la plupart des cas, si nous collectons, utilisons ou divulguons des renseignements personnels, nous demandons le consentement des personnes concernées. Parfois, nous demandons le consentement par écrit, mais dans d'autres cas, nous pouvons accepter un consentement verbal. Le consentement peut aussi être implicite par le biais des échanges avec nous ou de la nature de la relation du particulier avec la Fondation. Si le consentement est refusé, ceci peut avoir un effet sur nos activités.

6. Utilisation des renseignements personnels
Nous utilisons l'information personnelle pour recevoir les intérêts venant des comptes de fiducie mixtes des titulaires, pour administrer nos bases de données, pour garder et maintenir notre expertise et nos connaissances et pour ajouter des personnes dans nos listes de distribution et activités de marketing. Nous utilisons aussi l'information personnelle pour examiner les demandes de subvention. Si une personne ne veut plus recevoir de l'information au sujet de nos diverses activités, elle peut demander de ne plus recevoir de documents.

7. Divulgation des renseignements personnels
La Fondation ne divulgue pas de renseignements personnels à des tierces parties (sauf le Barreau du Haut–Canada) pour les aider à faire connaître leurs produits et services.

Dans certaines circonstances, la Fondation peut divulguer des renseignements personnels.

Voici certains exemples:
• si la personne concernée a consenti à la divulgation;
• lorsque la loi nous y oblige, ou à la suite d'un mandat, d'une assignation ou des règles de procédure;
• lorsque soit, la collecte des intérêts ou l'examen des subventions nous oblige à divulguer de l'information personnelle à des tierces parties, le consentement de cette personne sera implicite, à moins que celle–ci nous demande de ne pas le faire;
• lorsque vient le temps de collecter l'intérêt venant d'un compte en fiducie mixte d'un titulaire;
• lorsque la divulgation est à un ayant droit pour toute ou une partie des activités de la Fondation;
• si nous demandons à une tierce partie de fournir des services administratifs (comme faire des fichiers de sauvegarde sur ordinateur, entreposer des archives ou offrir des services d'assurance) et que la tierce partie est engagée par des obligations touchant la vie privée qui sont conformes avec cette politique; ou
• si nous retenons les services d'autres professionnels ou agences dans le cadre de nos activités et que les professionnels ou agences sont engagés par des obligations touchant la vie privée conformément à cette politique.

8. Mise à jour de l'information
Puisque nous utilisons l'information personnelle pour faire certaines activités, il est important que l'information soit précise et à jour. Si, lors des échanges avec la Fondation, les renseignements personnels changent, nous demandons d'en être informés pour que nous puissions faire les changements nécessaires. Nous allons aussi vérifier de temps à autre si l'information personnelle d'une personne est précise et à jour.

9. Sécurité des renseignements personnels
La Fondation prend des précautions pour s'assurer que l'information personnelle ne soit pas perdue, qu'il n'y ait pas d'accès non autorisé ni de modification ou divulgation. Parmi les mesures que nous prenons pour protéger l'information personnelle, soulignons:
• sécurité des lieux de travail;
• politiques de confidentialité;
• utilisation de moyens technologiques comme un logiciel de sécurité et un pare–feu pour éviter l'accès non autorisé aux ordinateurs ou le "piratage"; mot de passe et politiques de sécurité à l'interne.

10. Courriel
Le courriel n'est pas un moyen de communication entièrement sécuritaire et des mesures appropriées doivent être prises lorsque l'on communique de l'information personnelle ou confidentielle de cette façon.

11. Agences d'évaluation du crédit
Pour nous aider à prévenir la fraude et pour vérifier l'identité d'une personne afin d'évaluer des demandes, nous donnons, à l'occasion, de l'information au sujet d'une personne ou d'un organisme à une agence de renseignements sur la consommation.

12. Site Web
Notre site Web comprend des liens vers d'autres sites, qui ne sont pas touchés par cette politique. Dans notre site Web, comme sur la plupart des autres sites Web commerciaux, nous pouvons surveiller les habitudes de transmission, l'utilisation du site et l'information connexe afin d'optimiser notre service. Nous pouvons fournir de l'information générale à des tierces parties, mais ces statistiques n'incluent pas de l'information personnelle identifiable.
La Fondation n'utilise pas de témoins ni d'autres moyens électroniques pour collecter automatiquement l'information personnelle des utilisateurs à partir de son site Web ou de leurs ordinateurs; cependant, les serveurs Web utilisés par la Fondation collecteront automatiquement les adresses IP et peuvent voir le registre IP de notre serveur Web, de temps en temps, pour éviter les actes frauduleux ainsi que les attaques possibles du réseau.

13. Questions
Toute question concernant les renseignements personnels doit être adressée à Ayumi Bailly, directrice de la politique et des programmes, par courriel à abailly@lawfoundation.on.ca, ou par téléphone au 647–288–8072.

14. Changements à cette politique sur la confidentialité
La Fondation examine toutes ces politiques et procédures périodiquement et peut changer les détails de cette politique sur la confidentialité à l'occasion.